CREDIS GESTORÍA · AUTÓNOMOS
Guía para el autónomo: primeros pasos y obligaciones fiscales
Tienes una idea, un oficio o tu primer cliente. Ahora llega la pregunta: ¿por dónde empiezo? Te explicamos qué debes preparar antes del alta, cómo funciona una factura y qué obligaciones tendrás después.
Empezar bien es saber qué hacer y cuándo
Ser autónomo no consiste únicamente en darse de alta y empezar a cobrar. También tendrás que emitir facturas, ordenar tus gastos, cotizar a la Seguridad Social y presentar las declaraciones que correspondan a tu actividad.
Quédate con esta idea: facturar, ganar dinero y tener dinero disponible en la cuenta son cosas diferentes. Una parte de lo que cobras puede estar destinada a impuestos.
Seguiremos a Laura, una diseñadora gráfica ficticia que empieza a trabajar por su cuenta en Madrid. Sus ejemplos sirven para entender la mecánica; una tienda, un profesional sanitario o un negocio de hostelería pueden tener obligaciones distintas.
Nos centramos en una persona física que inicia su actividad en territorio fiscal común y, para el IVA, en Península o Baleares. País Vasco, Navarra, Canarias, Ceuta y Melilla presentan particularidades que deben revisarse.
1. Antes del alta: responde a estas preguntas
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Qué vas a hacer exactamente? | Permite clasificar la actividad y determinar sus obligaciones fiscales. |
| ¿Cuándo vas a comenzar? | Sirve para coordinar las altas y comprobar posibles ayudas o reducciones. |
| ¿Desde dónde trabajarás? | Un local puede requerir trámites municipales. Si trabajas en casa, habrá que identificar el espacio destinado a la actividad. |
| ¿A quién vas a vender o prestar servicios? | Facturar a particulares, empresas españolas o clientes extranjeros puede tener un tratamiento distinto. |
| ¿Cuánto esperas ingresar y gastar? | Ayuda a estimar tus rendimientos, la cotización y el dinero que necesitas para empezar. |
Prepara tu DNI o NIE, número de Seguridad Social, dirección de la actividad e IBAN. Disponer de certificado digital o Cl@ve facilita los trámites y la consulta de notificaciones. Si actúa tu gestoría, utiliza la representación adecuada.
Si vas a abrir un local o desarrollar una actividad regulada, comprueba antes las licencias, declaraciones responsables, autorizaciones o requisitos profesionales necesarios. El alta fiscal no sustituye estos trámites.
2. Dos altas distintas: Hacienda y Seguridad Social
| Dónde | Qué comunicas | Cuándo |
|---|---|---|
| Hacienda | Actividad, domicilio, fecha de inicio y obligaciones fiscales mediante el modelo 036. | Antes de iniciar las actividades u operaciones que obligan al alta censal. |
| Seguridad Social | Alta en el régimen de autónomos, datos de la actividad, rendimientos previstos y cotización. | Antes de empezar; puede solicitarse hasta 60 días antes. |
En Hacienda se utiliza el modelo 036. El modelo 037 fue suprimido el 3 de febrero de 2025. Si encuentras una guía que lo ofrece como alternativa actual, está desactualizada. Información de la AEAT sobre el modelo 036.
También debes identificar el epígrafe del Impuesto sobre Actividades Económicas, conocido como IAE. Como persona física estás exenta de pagar este impuesto, pero eso no elimina la obligación de declarar correctamente tu actividad.
No esperes necesariamente a la primera factura: las compras, pagos o contrataciones preparatorias pueden marcar el comienzo a efectos censales. Si Laura compra material para su negocio antes de atender clientes, conviene organizar el alta fiscal desde esa fase.
En Seguridad Social tendrás que indicar, entre otros datos, la actividad, los rendimientos que prevés obtener y la mutua. Coordina las fechas según el inicio real: comprar material preparatorio y comenzar a prestar servicios no siempre son el mismo momento. Trámite oficial de alta en Importass.
La cuota de autónomos no es un impuesto. Es una cotización a la Seguridad Social. Se determina dentro del sistema de rendimientos netos, con reglas y posibles regularizaciones propias. Revisa si puedes acceder a una cuota reducida o bonificación; no presupongas una cantidad universal.
Tampoco existe una regla general que permita omitir el alta en autónomos simplemente por ingresar menos que el salario mínimo. La habitualidad y las circunstancias de la actividad deben examinarse; un ingreso bajo no resuelve por sí solo esa cuestión.
3. Tu primera factura: qué significa cada cantidad
Una factura completa debe identificar a quien presta el servicio y a su cliente, incluir la numeración correlativa y la fecha, describir la operación y separar la base imponible, el tipo y la cuota de IVA cuando proceda. También debe reflejar la fecha de la operación si es distinta y las menciones especiales aplicables. No basta con escribir «servicios varios» y una cantidad.
Laura realiza un servicio de diseño sujeto al 21 % de IVA para una empresa española obligada a retener. Sus honorarios son 1.000 euros y, en este ejemplo, se aplica la retención profesional general del 15 %.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Honorarios o base imponible | 1.000 € |
| IVA del 21 % | + 210 € |
| Retención de IRPF del 15 % | − 150 € |
| Cantidad que le paga el cliente | 1.060 € |
Laura ha facturado 1.000 euros por su trabajo. Los 210 euros corresponden al IVA y los 150 euros son un anticipo de su IRPF que el cliente debe ingresar en Hacienda. La retención no es un descuento comercial ni dinero que se pierde.
Si ese mismo servicio se presta a un particular que no actúa como empresario o profesional, normalmente no habrá retención: con estos importes, pagaría 1.210 euros. El IVA también depende del servicio y de su localización; no todas las facturas llevan el 21 %.
En determinadas actividades profesionales recién iniciadas puede aplicarse una retención del 7 % durante el año de inicio y los dos siguientes, si se cumplen los requisitos: entre ellos, no haber ejercido actividad profesional en el año anterior al inicio y comunicar la circunstancia al pagador. No equivale a pagar solo un 7 % de IRPF al final del año. Criterio de Tributos sobre la retención de inicio.
Antes de emitir tu primera factura, deja revisados el modelo, el tratamiento fiscal y el programa que utilizarás. Comprueba las reglas vigentes sobre sistemas de facturación y factura electrónica: son obligaciones diferentes y no conviene basarse en un anuncio de aplazamiento como si ya fuera una norma.
4. IVA e IRPF: dos impuestos que funcionan de forma distinta
IVA: lo que repercutes y lo que puedes deducir
En el régimen general, declaras el IVA de tus ventas o servicios y restas el IVA de las compras que reúna los requisitos para ser deducible. No todo el IVA que pagas en cualquier compra se puede descontar.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| IVA de las facturas emitidas | 630 € |
| IVA deducible de gastos de la actividad | − 105 € |
| IVA a ingresar en este ejemplo | 525 € |
Suponemos que no hay saldos anteriores ni otros ajustes. Si el resultado fuera negativo, normalmente quedaría para compensar; la devolución tiene sus propios requisitos y momentos. Además, salvo regímenes especiales, no haber cobrado todavía una factura no retrasa automáticamente el IVA. Cómo funciona el IVA, según la AEAT.
Las actividades exentas y regímenes como el recargo de equivalencia tienen reglas distintas. Por eso, el modelo 303 no se asigna automáticamente a todo el que se da de alta como autónomo.
IRPF: el impuesto sobre tu renta
En estimación directa se parte, con los ajustes fiscales que correspondan, de los ingresos menos los gastos deducibles. El IRPF final también depende del resto de tus rentas y de tu situación personal y familiar.
El modelo 130, cuando estás obligado a presentarlo, sirve para adelantar parte de ese impuesto. En la regla general de actividades no agrícolas en estimación directa, el cálculo parte del 20 % del rendimiento neto positivo acumulado desde enero y descuenta retenciones y pagos anteriores, con los ajustes previstos. No es un 20 % fijo de toda tu facturación ni el tipo definitivo de tu Renta.
Hay una excepción importante para profesionales: si al menos el 70 % de los ingresos de la actividad del año anterior estuvo sujeto a retención o ingreso a cuenta, no se realizan pagos fraccionados por esa actividad. Al empezar, se considera el porcentaje del período al que corresponde el pago. Regla oficial de los pagos fraccionados.
Si Laura obtiene todos sus ingresos profesionales de empresas que le practican retención, puede quedar exceptuada del modelo 130 por esa actividad. Eso no elimina sus obligaciones de IVA ni su declaración anual de la Renta.
5. Qué presentar y cuándo: tu mapa de obligaciones
No necesitas memorizar todos los números. Necesitas saber cuáles te corresponden y llevar un calendario fiable.
| Obligación | Para qué sirve | Cuándo puede corresponder |
|---|---|---|
| 303 · IVA | Liquidar el IVA de la actividad. | Habitualmente trimestral, si tu actividad y régimen lo exigen. |
| 130 · IRPF | Adelantar parte del IRPF en estimación directa. | Trimestral, salvo excepciones como la de determinados profesionales con retenciones. |
| 131 · IRPF | Pago fraccionado en estimación objetiva o módulos. | Si puedes y debes tributar en ese régimen. |
| 111 y 190 · Retenciones | Ingresar retenciones de nóminas o pagos a profesionales y presentar su resumen anual. | Si realizas pagos sujetos a estas obligaciones. |
| 115 y 180 · Alquileres | Ingresar retenciones del alquiler de determinados inmuebles urbanos y presentar el resumen anual. | Si el alquiler de tu local u oficina está sujeto a retención. |
| 390, 347 y 349 · Información | Resumen de IVA y declaraciones de determinadas operaciones con terceros o intracomunitarias. | Según la actividad, operaciones, límites y exoneraciones; no son tres obligaciones universales. |
| 100 · Renta anual | Calcular tu IRPF definitivo y descontar los anticipos. | Los contribuyentes del IRPF que hayan estado de alta en RETA en algún momento del año deben declarar, con independencia de sus ingresos. |
La retención que te practica un cliente y la que tú practicas al pagar a otro profesional son situaciones diferentes. No presentas el modelo 111 por el mero hecho de que tus propias facturas lleven retención.
| Período declarado | Plazo general |
|---|---|
| Enero a marzo | Del 1 al 20 de abril. |
| Abril a junio | Del 1 al 20 de julio. |
| Julio a septiembre | Del 1 al 20 de octubre. |
| Octubre a diciembre | Del 1 al 30 de enero del año siguiente. |
Si el vencimiento cae en día inhábil se traslada conforme a las reglas aplicables. La domiciliación bancaria suele cerrar antes. Esta tabla no sirve para todos los modelos: por ejemplo, las retenciones y los resúmenes anuales tienen sus propios plazos. Comprueba siempre el calendario oficial del ejercicio. Plazos del modelo 130.
Un trimestre sin ventas no elimina automáticamente tus declaraciones. Si mantienes una obligación periódica, puede corresponder presentar sin actividad, con resultado cero o negativo, según el caso. Darte de baja tampoco borra las declaraciones pendientes del período en que trabajaste.
6. Ordena tus gastos desde el primer día
Un gasto no se vuelve deducible simplemente porque lo hayas pagado con la tarjeta del negocio. Debe estar relacionado con la actividad, justificado, registrado e imputado correctamente. Conserva las facturas y la documentación que demuestre la realidad de las operaciones.
El alquiler del despacho, determinadas herramientas o la cuota de autónomos pueden formar parte de los gastos deducibles cuando corresponda. Un ordenador duradero puede requerir amortización: repartir fiscalmente su coste durante varios ejercicios. Un viaje personal no se transforma en profesional porque lleves el portátil.
Si trabajas desde casa o utilizas un vehículo para fines profesionales y privados, revisa sus reglas concretas. La deducción en IRPF y la deducción del IVA no funcionan necesariamente igual.
| Frecuencia | Qué hacer |
|---|---|
| Cada factura | Numerarla, comprobar los datos y guardarla junto a la documentación de la operación. |
| Cada semana | Registrar gastos y revisar cobros pendientes. |
| Cada mes | Conciliar movimientos bancarios, comprobar la cuota y revisar notificaciones. |
| Antes de cada trimestre | Entregar la documentación con margen y confirmar declaraciones e importes. |
| Al cerrar el año | Revisar resúmenes, Renta, bienes de inversión y posibles ajustes de cotización. |
Guarda las facturas emitidas y recibidas, contratos, justificantes, libros registro y resguardos de presentación. Conserva los documentos durante los plazos legales aplicables, también tras cesar; algunos deben mantenerse mientras sigan produciendo efectos fiscales.
Separar el dinero de la actividad del dinero personal ayuda a controlar el negocio. Reserva el IVA que corresponda y una provisión para IRPF. El saldo del banco, por sí solo, no te dice cuánto puedes gastar.
7. Tres situaciones que conviene avisar a tu gestoría
- Vas a alquilar un local. Hay que comprobar el contrato, el IVA, la posible retención y los trámites municipales.
- Vas a contratar trabajadores o pagar a otros profesionales. Pueden aparecer obligaciones laborales y de retenciones que no tenías al comenzar.
- Vas a comprar o vender fuera de España. Antes de facturar, revisa dónde tributa la operación, si necesitas el registro de operadores intracomunitarios y qué declaraciones proceden. Un cliente extranjero no significa automáticamente una factura sin IVA.
También comunica los cambios de actividad, domicilio o previsión de rendimientos. Si decides cerrar, coordina la baja censal y la de Seguridad Social y revisa las obligaciones que quedan pendientes.
Los errores que más fácilmente puedes evitar
- Empezar y dejar las altas «para cuando llegue el primer cobro».
- Copiar una factura de otro negocio sin comprobar IVA ni retenciones.
- Gastar todo lo cobrado sin reservar dinero para impuestos.
- Confundir una retención reducida con una rebaja del impuesto definitivo.
- Entregar los documentos el último día del plazo.
- Creer que, por no haber facturado, no hay nada que presentar.
El objetivo no es vivir pendiente de formularios. Es que los trámites estén organizados para que puedas dedicar tiempo a tu actividad.
Tu negocio empieza con una idea. Nosotros te ayudamos con los trámites.
En Credis Gestoría podemos ayudarte a preparar el alta, identificar tus obligaciones y organizar la gestión fiscal de tu actividad. Cuéntanos qué vas a hacer, dónde y cuándo quieres empezar.
Consultar con Credis GestoríaLlamar al 642 344 000